ビジネスメールって何?|仕事百科

ビジネスメール記事top

就職活動の中で、会社の方とメールでやり取りをする場面も多くあるのではないでしょうか?
メールの印象でマイナスなイメージを持たれてしまわないよう、相手の方に失礼のないメールを心がけましょう。今回は、ビジネスメールの基本的なルールをご紹介します!
編集・執筆 / YOSHIKO INOUE, AYUPY GOTO

目次

  • 1. ビジネスメールって何?
  • 2. 基本の書き方
    • -件名〜内容〜署名の流れ
    • -要注意!間違えやすい敬語
  • 3. お願い・お礼メール
  • 4. 謝罪メール
  • 5. 最後に

 

1. ビジネスメールって何?

ビジネスメールとは、仕事の場面で使うメールのことです。

 
社会人になると、会社同士の仕事の依頼や確認、上司との連絡などメールを使う回数がぐんと増えま
す。仕事の効率を左右すると言われるくらい、社会人にとってビジネスメールを使いこなすことは必
須条件です。就職活動は面接の日程や会社訪問のお願いなど、大学生が初めてビジネスメールを使う場面とも言えるのではないでしょうか。
会社の方は、忙しい時間を割いてメールを確認してくださいます。基本的なルールを押えた上で、相手や場面に合わせ、気持ちが伝わる内容にする必要があります。
 

2. 基本の書き方

– 件名〜内容〜署名の流れ

ビジネスメールでは、件名を必ず入れます。
カッコ【】を使って内容を端的に表し、その後誰から送られてきたのかわかるように学校名、名前を入れます。
 
<件名の例>
・【会社訪問のお礼】 ◯◯大学 ◯山◯子
・【選考日程の変更のお願い】◯◯大学 ◯山◯子
・【ESご添削のお願い】 ◯◯大学 ◯山◯子
 
 
次に本文です。ビジネスメールの基本パターンに沿って進行します。

1.宛名
会社名・所属部署・お名前の順で宛名を書きます。
 
<宛名の例>
株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯様


複数人に連名で送りたい場合は、
 
株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯様 ◯◯様
 
とします。名前は職位が上の人から順に書きましょう。

ビジネスメール記事2

※複数人にメールを送信するときは、メールアドレスの確認は特に入念にしましょう!
 
2.挨拶
ひとことご挨拶を入れ、自分の名前を名乗ります。
 

<挨拶の例>
初めまして。◯◯大学 ◯山◯子と申します。
お世話になっております。◯◯大学 ◯山◯子です。
 
3.本文
本文で気をつける点は、正しい敬語の使い方です。
内容は、できるだけ簡潔に伝わるような文章にしましょう。
 

– 要注意!間違えやすい敬語

 
×了解しました→◯承知いたしました/かしこまりました
×ご苦労様です→◯お疲れさまです
×すいません→◯すみません
×すみませんが→◯申し訳ございませんが/恐れ入りますが
 
4.結び
本文の内容に合わせ、結びの挨拶を入れましょう。
 
<結びの例>
お手数をおかけ致しますが、何卒宜しくお願い致します。
引き続きどうぞよろしくお願い致します。
 
5.署名
氏名・所属学部/学科・電話番号・メールアドレス・住所など自分の連絡先を最後に入れます。どんな方法で返信が来るかわからないので、いつでも連絡が取れる連絡先を書きましょう。
 
<署名の例>
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯山◯子
◯◯大学◯◯学科 4年
電話番号:080000000000
メールアドレス://///////////////
住所:……
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
 
以上の流れを踏まえ、よくあるメール内容を考えてみます。
ビジネスメール記事1
 

3.お願い・お礼メール

<相談メールの例>
授業などで選考や説明会に参加できない場合に、日程変更などのお願いメールをする場面
があります。日程の変更などは会社の方に大変なお手数をかけるので、謝罪の気持ちを込
めてメールしましょう。
 

株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学 ◯山◯子と申します。
 
先日ーーのご案内をいただいたのですが、
~~のため、ご指定の日程に参加することができません。
大変申し訳ございません。
誠に恐れ入りますが、◯月◯日(金)以降に開催の予定がありましたら、
別の日程に参加させていただくことは可能でしょうか。
 
勝手なお願いとなり大変申し訳ございませんが、
ご検討いただけますと幸いです。
 
お手数をおかけ致しますが、何卒宜しくお願い致します。
 
失礼致します。
 
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯山◯子
◯◯大学◯◯学科 4年
電話番号:080000000000
メールアドレス://///////////////
住所:……
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 
<お礼メールの例>
会社訪問や日程の変更を受けていただいた時など、お礼メールを送る場面ではできるだけすばやく送りましょう。まずは、日程の変更を受けていただいた際のお礼メールを例に挙げてみます。
 

株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯様
 
お世話になっております。
◯◯大学の◯山◯子です。
 
お返事ありがとうございます。
◯月◯日の~時にお時間を設けていただけるということで、誠にありがとうございます。
お伺いさせていただきます。
 
お忙しい中ご対応いただきありがとうございました。
引き続きよろしくお願い致します。
 
失礼致します。
 
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯山◯子
◯◯大学◯◯学科 4年
電話番号:080000000000
メールアドレス://///////////////
住所:……
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 
会社訪問やOG訪問などでその日の感想を書きたい時は、以下の例を参考にしてみてください。
 

株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯様
 
本日会社訪問をさせていただいた、
◯◯大学の◯山◯子です。
本日はお忙しい中お時間をとっていただきまして、誠にありがとうございました。
 
◯◯さんのお話を聞き、~~な会社だと思いました。
・・・(ここに感想や学んだことを入れる)
今後の就職活動の中で再びお話をうかがう機会があるかと存じますが、
その際はご指導いただけると幸いです。
本日は、誠にありがとうございました。
 
失礼致します。
 
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯山◯子
◯◯大学◯◯学科 4年
電話番号:080000000000
メールアドレス://///////////////
住所:……
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

4. 謝罪メール

あってはならないことですが、遅刻や無断欠席などお詫びのメールをする場面も出てくるかもしれません。まずは、電話で連絡すべきかメールで連絡すべきかを考えましょう。
メールの場合、「こんなメールをすれば許してもらえる」というテンプレートはありません。
言葉遣いには特に気をつけ、誤字脱字のないよう何度も確認し、誠意を持って連絡しましょう。
 
以下は面接の辞退を申し出る場合の一例です。
 
<謝罪メールの例>
 

株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯様
 
お世話になっております。
◯◯大学の◯山◯子と申します。
 
この度◯月◯日●時より面接のお時間を頂戴しておりますが、
一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくお願いのメールをさせていただきました。
 
お忙しい中面接日程を設けていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となってしまったことをお詫び申し上げます。
 
誠に身勝手なお願いとは存じますが、何とぞお許しいただきたくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
 
お手数をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
 
失礼致します。
 
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯山◯子
◯◯大学◯◯学科 4年
電話番号:080000000000
メールアドレス://///////////////
住所:……
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

5. 最後に

いかがでしたか?
今回紹介したメールのマナーは、社会人になると身についていて当たり前とみなされます。就職活動を機に少しずつビジネスマナーを身につけ、社会人になる準備を進めていきましょう!
 

(2015.6.23)
Yoshiko Inoue

著者紹介

井上佳子Yoshiko Inoue

女子美術大学卒業。 はたらくビビビットのインターンを経て、ビビビットに新卒入社しました。 2016年印象に残ったまんがは吉野朔実の「period」です。
記事一覧へ