メールはもう返した?守っておきたい就活メールの常識

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就活するなかで何に気をつけていますか?ポートフォリオ、面接、服装など、就活では企業とのやりとりで気をつけることがたくさんあります。その中でも企業と多く連絡をとり、接点となるのが就活メールです。今回は就活メールの常識についてご紹介したいと思います。
編集・執筆 / Haruna Kawanabe, AYUPY GOTO

目次

  • 1.就活メールとは
  • 2.メールのルール
  • 3.面接あとにメールは送るの?
  • 4.不採用でも返信しよう
  • 5.最後に

1.就活メールとは

就活メールとは就活の採用合否や面接、その他就職活動の際にやりとりするメールのことです。そして就活メールは、だいたいの学生が企業と連絡を取り合う、初めてのビジネスメールでもあります。そのため、言葉使いや文の書き方には守らなければいけないルールがあります。
就活メールを送る相手は社会人です。ビジネスメールの常識を知っていなければ失礼と捉えられ、減点対象になってしまいます。

ネットには多くの就活メールテンプレートがあります。しかし組み方の法則や注意点を踏まえることで、ただの就活メールテンプレートから、自分の印象を変えるメールにすることができます。

2.メールのルール

ビジネスメールなので友人に送るような文や手紙のように長い文は控えましょう。完結でわかりやすく、見やすい文が望ましいです。メールには「宛名」「書き出し」「名乗り」「本文」「結び」「署名」という組み方のルールがあります。これらの要素をうまく組み合わせて失礼のないメールを作りましょう。

メール1

簡単な例を挙げます。他にも丁寧な言い回し方は多くあるので、気になったり悩んだりした場合はさらに調べてください。相手が読みやすい言い回しや、自分の思いが届く文を目標にしましょう。

件名:簡潔に分かりやすく

メールでの連絡は、企業側から送られてくることが多いと思います。その際、件名は絶対に変更しないよう注意しましょう。
こちらからの問い合わせの場合は、内容について完結にまとめましょう。

宛名:正確に書く

部署や担当の方の名前が書かれていない場合もあります。その時は「担当部署名」に「様」を付けて返信しましょう。また、社名に「株式会社」を記入しているか注意して下さい。

宛名の例
企業名 部署 相手のフルネーム様

書き出し:忘れてはいけない挨拶

書き出しはメールの挨拶になります。相手に不快感を与えない文章の始まりを意識しましょう。
ここで手紙のように季節の挨拶を挟むと長く、本題に入りにくい文章となるので避けましょう。

書き出しの例
初めてのメール:初めまして。突然のメール失礼いたします。
二度目以降のメール:いつもお世話になっています。

名乗り:名乗ることはテンプレート

長くても省略しないで名乗りましょう。メールのやりとりが2回目以降だとしても名乗るのは礼儀です。

名乗りの例
ビビビット大学 はたらく学部ライター専攻4年のキュピピットです。

本文:見やすくまとめよう

本文は1.前置き>2.要件>(3.補足)の順に成り立っています。特に本文前の前置きはメールを頂いたことや本題の切り口をやわらかくまとめるためにも欠かせない要素です。前置きは次にくる要件がわかるように組むと自然と文を読むことができます。また、補足は文章で説明が足りない時や、面接の日程についてさらに調整のため、やりとりをしたい場合に入れます。相手が返しやすく丁寧な文章になります。

前置きの例
連絡を頂いた場合:この度は◯◯の件についてご連絡頂き、誠にありがとうございます。
面談後の連絡:本日はお忙しい中、皆様の貴重な時間を賜り、誠にありがとうございます。

要件
面接候補日の返信:ご指示を頂いた
日時:5月16日(火)0:00〜
場所:株式会社ビビビットビル
に貴社にお伺いします。

面接日が決まった際の返信:それでは、以下の日程でお伺いします。
日時:5月16日(火)0:00〜
場所:株式会社ビビビットビル

補足例
(本文の補足)他にもなにかございましたらご連絡下さい。

結び:礼に始まり礼に終わる

結び例
基本文:今後とも何卒よろしくお願い申しあげます。
面接後の連絡:末筆ながら、ご面談のお礼を申し上げますとともに、貴社のご発展と皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。

署名:抜いてはいけない就活で大事な連絡先

署名は線で区切るとわかりやすいです。

署名の例
—————————————————–
ビビビット大学はたらく学部ライター専攻4年
キュピピット
mail:kyubibit@vmail.com
tel:000-000-0000
—————————————————–

3.面接あとにメールは送るの?

面接後にメールを送るのは礼儀と言われますが、企業は毎日多くのメールのやり取りをしています。テンプレート文なら送らないほうがいいでしょう。
面接の後に送るメールは合否に影響を及ぼすものではありません。あくまで後押しです。志望度が高い企業や、面接の感触が良かった場合はメールを送りましょう。
面接の後に送るメールは志望度の高さを表すメールと考えてください。そのため面接で気づいたことや伝えきれなかった思いをまとめて送ると志望度の高さを表現できると思います。
感想をまとめる時は文章量を気にしましょう。メールはエントリーシートではありません。長くても6行程度にまとめるのがオススメです。

4.不採用でも返信しよう

不採用メールに返信をしたことがありますか?不採用メールに対する返信は貴重な時間を割いて対応してくれた企業に対する感謝のメールです。そのため大きなメリットを得ることはありません。しかしそういった小さな心がけが身を結ぶこともあります。最終面接の不採用通知に対して誠意的に返信したことで内定辞退の枠をいただくお話もあります。最後までメールのやりとりには気を付けましょう。
メール2

5.最後に

一度に多くの企業とビジネスメールをやりとりするのは、学生にとって就活が初めての経験だと思います。そのためテンプレートだけでは対応しきれない場面があります。その際に自分で応用を利かせた文章を組めるように、就活メールのルールや応用文を調べておくと社会に出たときにも役立つと思います。

(2016.7.12)
HarunaKawanabe

著者紹介

川鍋春菜HarunaKawanabe

多摩美術大学 美術学部 情報デザイン学科 情報デザインコースに 所属しています。UI/UXやサービスデザインについて勉強しています。 趣味はアニメ、アナログゲーム、デジタルゲームなどなど。
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