学生のうちに身につけたい!タイムマネジメントの基本

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美術やデザインを学ぶ学生の方は、常に課題の期日に向けて作品制作を行っている方が多いのではないでしょうか。
締め切りから逆算し、リサーチ、アイデア出し、材料の買い出し、試作、本番…と段取りを立て作品制作を進める力は就職活動における美大生の強みでもあります。そんな段取り力はビジネス上でも重要とされていますが、そのために必要なのが「タイムマネジメント」の力です。
今回は、タイムマネジメントの基本についてご紹介します。
編集・執筆 /YOSHIKO INOUE, AYUPY GOTO

●タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、時間を有効活用し、能率・効率的にものごとを進めるための時間管理のことです。「時間の使い方を計画し、実行すること」とも言い換えられます。
ビジネス上では「仕事の成果はタイムマネジメント次第」とも言われています。なぜなら、タイムマネジメントの仕方を工夫することで残業を減らしたり、プロジェクトを円滑に進行させたりできるからです。
今回は、ビジネス上で重要とされるタイムマネジメントを学生生活の中で身につけるにはどうしたら良いのかを考えます。
 

●なぜタイムマネジメントが必要?
タイムマネジメントを行うメリット

①成りゆき任せにならない、間違いに早く気づける

なにごともやみくもに進めているとだらだらと時間だけが過ぎていきます。締め切りや目標を設定して行動することで、成長や成果を意識することができます。また、間違いを犯してしまっていても、すぐに気づき改善することができます。ビジネスの上でもそうですが、例えば美大生の作品制作などでも、締め切りより一歩早く仕上げることができると、締め切りまでにもう一手間手直しをする時間が生まれます。

②集中力がつく

目標設定を高めに、少しタイトな締め切りを設定すると短期集中の力が身につくと言われています。また、時間をかけるだけが良い作品を生み出す必須条件とは言えないようです。特にデザインの仕事では、いかに短時間でクオリティの高い作品を生み出せるかが重要素となります。

③他人に迷惑がかからない

ビジネスの場面では、常に誰かと仕事をしています。クライアントや複数人のチームなどさまざまな場合がありますが、段取りよく余裕を持った行動をとることでお互いに気持ちよく仕事をすることができます。また、フリーランスなどの仕事になると、クライアントと一度も顔を合わせずに案件を提出するという場合もあります。そうした場合、タイムマネジメントが優れているのかどうかが信頼関係を築くうえで重要になるようです。

●タイムマネジメントの基本

タイムマネジメントのやり方は人ぞれぞれ違い、これが正解という方法はありません。自分に合った方法で実行することが一番ですが、ここでは一般的なタイムマネジメントの基本をご紹介します。

①TO-DOリストを作る

まずはしなければならないこと(タスク)を洗い出し、リストにします。その際は、自分の作業目標も兼ね、タスク一つ一つに時間設定をしましょう。

②優先順位をつける

タスクを緊急かつ重要なもの重要だが緊急ではないもの緊急だが重要ではないもの緊急でも重要でもないもので分類し、優先順位をつけていきます。
緊急度は、締め切りも考えながら設定しましょう。

③実行する

基本的には②で設定した優先順に実行していくのが良いと言われますが、短時間で終えられるタスクから始めて小さな達成感を得ながら進めていくやり方も効果的と言われています。片付いたものが目に見えて増えていくと心にも余裕が生まれるからです。
実行していく上でのポイントは大きく以下の2つがあります。

POINT①:余裕をもったスケジュールを組む

例えばビジネスの上では、8時間勤務であれば予定を決めるのは5時間までにしておくのが良いと言われています。そうすることで、緊急の会議やトラブルにも対応することができるからです。また、何もトラブルなく進めば、予定が全て前倒しとなり、時間にも気持ちにも余裕が生まれます。
また、スケジュールを組むときは、ミーティングやアイデア出しなど頭を使う作業を午前中にし、ルーチンワークなど作業的な業務は午後にすると効果的と言われています。

POINT②:タスクが終わるごとに短時間好きなことをする

ひとつの作業を終えたら息抜きの時間を作るなど、ご褒美を決めると良いようです。目標達成に向けたモチベーションにもつながります。
アメリカでは、25分仕事をしたら5分間自由時間を設け、集中力を高めるという考え方があるそうです。この方法はPomodoro(トマト)法というそうで、家庭用キッチンタイマーの一般的な形がトマトであることが由来だそうです。

●タイムマネジメントに役立つアプリ5選!

タイムマネジメントを助けてくれるお役立ちアプリもたくさん存在します。アプリを使うと時間の使い方を「見える化」でき、自分の時間の使い方を見直せます。ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
 

1.Life Analytics~生活時間を見える化するライフログアプリ

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URL: http://www.life-ana.com/ja/
自宅、学校、勤務先など位置情報を入力しておくだけでGPSをもとに行動が記録されるアプリです。位置情報の編集は「買い物」や「趣味の時間」などに分類することができます。行動の記録はグラフ化され、自分が何にどのくらい時間をかけているのか知ることができます。
 

2.WillDo – ライフログから未来がわかる

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URL:http://begoing.to/ja/
東大の研究チームによって開発された、未来予測アプリです。行動ログやスケジュール、タスクを入力ししばらく使っていると、ユーザーの行動パターンを予想し未来を予想するようになります。長く使えば使うほどその予想は正確になっていくそうで、自分の行動に合わせスケジュールを立てることに役立ちます。
 

3.Do!シンプルでいい To Do List

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URL:https://itunes.apple.com/jp/app/do!-shinpurudeii-to-do-list/id421819675?mt=8
タスクの入力・期日の設定・アラームが全て一画面に記録される見やすさや、ウィジェットに対応している機能性から愛用している方が多くいるようです。完了したタスクは削除する前に取り消し線を引く機能があるため、目に見えて達成感を味わうことができます。また、完了したタスクのど忘れを防ぐこともできます。
 

4.Todoist

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URL:https://ja.todoist.com/
効果的なアニメーションがあったりアプリの説明が日本語だったり、操作性が良いことが評判のアプリです。毎日の繰り返し予定はタスクが完了しなければ次が現れないため、達成しなければならない気持ちになります。有料版ではタスクメモとファイルのアップロードやタスクのリマインダー機能を使うことができます。
 

5. Wunderlist: To-Do List & Tasks

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URL:http://app-liv.jp/406644151/
ドイツ生まれのタスク管理アプリです。シンプルなデザインで、直感的に操作できます。起動してすぐメモをとれること、起動や動作が速いことでも評判です。
MacとiPhoneで同期できるため、家でも外でもストレスなく利用できることも特徴です。

●最後に

いかがでしたか?
社会人になると必須になるタイムマネジメント力ですが、学生のうちから身につけておくことで、より有意義な学生生活を送れると言えます。自由な時間が多い学生生活でこそ、授業に課題、アルバイトや趣味の時間を充実させたいですね。
 

(2016.1.8)
Yoshiko Inoue

著者紹介

井上佳子Yoshiko Inoue

女子美術大学卒業。 ビビビット社で、全国のデザイン・美術の学校へ行く仕事をしています。青い迷彩柄のPCケースが目印なので、見かけたらお声がけください! 昔の少女漫画とハロプロが好きです。
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